Secrétaire Assistant

L’emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant intervient en appui administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique ou d’une équipe. Il effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et RH de l’entreprise et traite certains dossiers spécifiques. Au cœur de ses missions, le secrétaire assistant assure le suivi administratif des fonctions commerciales et des ressources humaines, tout en traitant des dossiers spécifiques. Il contribue également à la communication globale de l’entreprise, veillant à valoriser son image et à être le relais d’informations internes et externes.

Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que courriers, rapports, tableaux ou graphiques. Le secrétaire assistant assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les appels téléphoniques, en assurant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu’en organisant les réunion set les déplacements. Assurant l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, il apporte un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants qu’il a identifiés et analysés, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise.

Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglaise peut également être demandée pour transférer un appel téléphonique ou prendre un message. L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation d’outils de bureautique et de communication, mais aussi de logiciels professionnels. Les horaires sont stables, même si l’amplitude des horaires de travail tend à s’élargir pour s’adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.

En conclusion, le secrétaire assistant est un maillon clé de l’organisation, garant de l’efficacité administrative et de la fluidité des communications au sein de l’entreprise.

• Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités
• Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

• Savoir lire, écrire, compter.
• Avoir une première expérience dans le secteur et un projet professionnel validé sont un plus.

Bloc de Compétences 1
Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités

Produire des documents professionnels courants
Communiquer des informations par écrit
Assurer la traçabilité et la conservation des informations
Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
Planifier et organiser les activités de l’équipe

Bloc de Compétences 2
Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

Assurer l’administration des achats et des ventes
Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes
Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale
Assurer le suivi administratif courant du personnel

Module certification : Accompagnement et préparation à l’examen

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